A gestão de tempo é uma grande aliada na produtividade. A procrastinação e a dificuldade de executar as tarefas do dia a dia são desafios enfrentados pelos estudantes e profissionais de diferentes setores.
A grande dúvida é: como evitar a procrastinação e implementar boas práticas de gestão do tempo? A boa notícia é que existem ferramentas que podem ajudar.
Neste artigo, você vai entender o que é a gestão do tempo e quais são as principais ferramentas que podem ser utilizadas para fazer uso inteligente do tempo. Acompanhe e confira!
O que é gestão do tempo?
Gestão do tempo é um termo utilizado para se referir ao conjunto de técnicas aplicadas com o objetivo de garantir o melhor aproveitamento do tempo, uma performance profissional e nos estudos.
Assim, aplicando boas práticas de gestão de tempo e produtividade, você consegue realizar suas tarefas diárias com eficiência. Podemos dizer que elas ajudma a “aproveitar melhor o tempo disponível”.
4 maneiras de fazer uma boa gestão do tempo
Provavelmente, você já teve aquela sensação de que o dia passa muito rápido e “faltam horas no seu dia” para terminar as tarefas. Esse sentimento, geralmente, está associado à dificuldade de gerenciar o tempo.
A boa notícia é que existem algumas técnicas, já testadas e comprovadas, que podem ser utilizadas para auxiliar no melhor aproveitamento do tempo. A seguir, explicamos as principais e como elas podem ser aplicadas. Confira!
1. Método GTD
O Método Getting Things Done (GTD) parte da premissa de que você pode alcançar a tranquilidade a partir do momento que consegue ter um controle sobre a execução das suas tarefas.
Considerada uma das técnicas de gestão de tempo mais conhecidas do mundo, ela estabelece cinco passos a serem seguidos:
- captura — no primeiro passo, você deve coletar todas as informações que devem ser organizadas e executadas. Na prática, essa captura pode ser feita por meio da elaboração de uma lista com todas as atividades que você precisa realizar;
- esclarecimento — com a lista pronta, você deve analisar cada item e verificar quais deles demandam alguma ação da sua parte;
- organização — superada a etapa de esclarecimento, o próximo passo é organizar os itens e as tarefas de acordo com o grau de urgência na sua execução;
- reflexão — com a lista pronta e organizada, revise as informações e avalie se não está esquecendo nada. Essa revisão deve ser feita, no mínimo, uma vez por semana;
- engajamento — a etapa final é o momento da ação, da execução das atividades propostas na lista. Execute seguindo uma ordem de urgência/prioridade.
2. Método Kanban
Outra técnica de gestão de tempo bastante conhecida pela sua eficácia é o Método Kanban. Utilizado no gerenciamento de processos, o Kanban é muito popular em empresas, porém, pode ser aplicado também como estratégia de planejamento de atividades e tarefas do dia a dia.
Esse método visual e totalmente adaptável consiste no agrupamento de tarefas em quadros divididos por listas. O Kanban pode ser feito manualmente em um quadro com notas autoadesivas reposicionáveis ou com a ajuda de um software.
As tarefas são escritas em cartões e transferidas para os quadros seguindo a evolução da atividade. Um exemplo prático: crie um quadro com três listas: “a iniciar”, “em andamento” e “concluído”. Conforme as atividades vão evoluindo, você as reposiciona em sua respectiva lista.
3. Método Pomodoro
O Método Pomodoro é outra ferramenta de gestão de tempo e produtividade amplamente utilizada, tanto nos estudos quanto no trabalho, e considerada bastante eficiente.
A ideia da técnica, criada em 1980, é dividir os fluxos de trabalho ou estudo em intervalos de tempo de 25 minutos. Esses intervalos são chamados de “pomodoro”. A ideia é estimular o foco e contribuir para a agilidade no funcionamento do cérebro. Confira como aplicar o método pomodoro na prática:
- liste as tarefas que você precisa realizar ao longo do dia em ordem de prioridade;
- programe o cronometro do seu celular para 25 minutos;
- selecione a primeira tarefa, inicie o cronômetro e trabalhe nela sem interrupções por 25 minutos — é fundamental que você mantenha o foco durante esse intervalo temporal;
- ao término dos 25 minutos, faça uma pausa de cinco minutos — neste momento, você pode tomar um café, fazer um alongamento ou ir ao banheiro, por exemplo;
- ao fim do intervalo de cinco minutos, retome sua tarefa, iniciando mais um “pomodoro”. Ao final de cada pomodoro, você deve fazer o intervalo de cinco minutos;
- Após quatro pomodoros, a ideia é fazer uma pausa mais longa, de trinta minutos. Decorrido o prazo de descanso, recomece a tarefa;
- Concluída a tarefa, siga para a próxima atividade listada.
A ideia do método é manter o seguinte fluxo de 25 + 5 + 25 + 5 + 25 + 5+ 25 + 30. Sendo 25 (pomodoro — execução das suas tarefas), 5 (pausa curta) e 30 (pausa longa).
4. Matriz de Eisenhower
Por fim, a quarta sugestão de técnica aplicável para a gestão do tempo é a Matriz de Eisenhower.
Criada pelo ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, ela foca na identificação das prioridades em suas tarefas. Ou seja, quando você não sabe estabelecer prioridades, fica perdido nas suas obrigações e acaba caindo na procrastinação e no atraso.
A premissa da Matriz é listar suas atividades e identificar o nível de prioridade de cada uma. A partir daí, você define o que é o urgente e o que é importante, colocando essas tarefas em ordem prioritária de execução.
Por que uma boa gestão de tempo pode elevar a sua produtividade?
A gestão de tempo é uma aliada no combate à procrastinação, uma das grandes vilãs da produtividade. Por isso, é indispensável conhecer e aplicar técnicas que ajudem a elevar a sua produtividade.
Além das dicas que apresentamos, você também pode fazer uso de softwares para organização das suas atividades, como o Trello, o Evernote e o Google Calendar.
Com a aplicação de boas práticas de organização, você consegue cumprir suas obrigações sem estresse, enquanto desenvolve suas habilidades profissionais. Por isso, mantenha o foco na busca constante pela sua evolução pessoal e no trabalho.
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