O gerenciamento eficiente das atividades do dia é uma atitude fundamental para que você consiga cumprir com tudo o que deve ser feito. Por isso, além de uma boa organização, ainda é necessário contar com o apoio de ferramentas que facilitem a sua rotina — como é o caso de um gerenciador de tarefas.
Pensando nisso, elencamos os principais deles, com as funcionalidades mais relevantes, para que você identifique quais se encaixam melhor nas suas necessidades e rotina. Gostou da ideia? Então, fique de olho e acompanhe!
1. Asana
O Asana está entre os gerenciadores de tarefas mais utilizados hoje. A ferramenta é projetada para a execução de trabalhos em equipe, permitindo incluir vários membros no grupo, se comunicar com ele e atribuir atividades a cada um.
Além disso, uma parte interessante desse aplicativo é a organização visual que ele oferece. As tarefas são apresentadas em quadros, que podem ser detalhados para que cada integrante da equipe tenha acesso às informações mais importantes a respeito do projeto.
2. Trello
O Trello é um dos gerenciadores mais conhecidos do mercado, principalmente pela vasta variedade de ferramentas das quais ele dispõe. No aplicativo para celular ou mesmo para o desktop, ele permite realizar o planejamento de projetos inteiros, seja só para você ou para uma equipe multidisciplinar.
Para isso, você pode criar cards (cartões) com descrições completas sobre o que precisa ser feito, quem é o responsável, quais são os prazos e qual é o status de cada etapa. Além disso, é possível adicionar aos cards checklists, fotos, documentos, comentários e assim por diante.
3. Todoist
O Todoist é a ferramenta perfeita para quem procura um gerenciador extremamente simples, fácil de usar e funcional. Ainda mais, ele permite que você adicione todas as tarefas para o dia, desde as mais usuais até aquelas mais complexas, como desenvolver novas habilidades profissionais.
A parte boa é que, além de adicionar prazos, recorrência e outros detalhes às funções, você ainda consegue organizar tudo por ordem de prioridade. Além disso, o Todoist permite que você tenha uma espécie de roteiro que vai listar as atividades mais urgentes primeiro.
4. Taskboard
O Taskboard não é propriamente um aplicativo, mas um método gerenciador de tarefas. Ele ajuda a construir um fluxo de trabalho organizado e com uma visualização facilitada. A melhor parte é que ele pode ser feito em uma folha de papel em branco ou mesmo na parede do seu escritório, não importa.
Você só vai precisar de alguns post-its, canetas e, se preferir, cartolina, para deixar o quadro um pouco maior. Então, é só dividir seu Taskboard em colunas, que deverão indicar o status de cada ação, e adicionar as tarefas com as notas adesivas. As tarefas (e, portanto, os post-its) vão transitar de um quadrante para outro até chegarem à condição de “concluído”.
5. Quire
O Quire é uma ótima alternativa quando se trata do gerenciamento eficiente de tarefas. Além de contar com funcionalidades muito semelhantes às dos demais aplicativos, ele oferece uma coluna lateral que pode ser usada para acompanhar os detalhes de cada atividade.
Para organizar tudo, você pode sincronizar a ferramenta com outros aplicativos e classificar as informações em categorias, contando ainda com um visual supersimples. A melhor parte é que o Quire é bem intuitivo e você consegue gerenciar as tarefas com poucos cliques.
Outras metodologias e ferramentas de gerenciar tarefas
É claro que, além desses aplicativos de produtividade, você pode usar algumas metodologias que já funcionam muito bem para utilizar melhor o seu tempo. Por isso, separamos dicas relevantes nesse sentido.
Métodos de produtividade
A princípio, existem vários métodos de produtividade que podem ajudar você a cumprir todas as suas tarefas de forma mais produtiva no dia a dia. Entre os mais populares, por exemplo, está a técnica do Pomodoro. Ela contribui principalmente para aumentar seu foco e concentração na execução de ações importantes.
A técnica consiste em definir períodos de tempo para se manter extremamente concentrado e intervalos para descansar. Assim, você vai alternando entre um e outro para não se sobrecarregar. Por exemplo, você pode manter um hiperfoco de 25 minutos e, depois, descansar durante 5. Repita 4 ciclos desse e tenha um descanso maior, de 15 minutos ou meia hora.
Outra alternativa é o método GTD. Ele é baseado em 5 pilares que ajudam a identificar e organizar tudo o que precisa feito. São eles:
- captura — você precisa coletar tudo o que está “por fazer” na sua mente e escrever essas atividades em um bloco de notas, caderno ou qualquer outro local;
- clareza — agora é hora de processar tudo o que foi anotado, abrindo cada atividade em etapas menores;
- organização — com todas as tarefas listadas, é hora de criar uma ordem de prioridade de acordo com o prazo;
- reflexão — esse é um passo específico para revisar (de tempos em tempos) tudo o que você ainda tem a fazer, eliminando tudo o que não faz mais sentido;
- engajamento — a última etapa serve para começar a realizar as tarefas que você definiu. Aqui é hora de pegar a lista já organizada e colocar a mão na massa.
Métodos de controle
Também é importante usar algum recurso para controlar a execução das suas tarefas. E isso não precisa ser algo complicado. Você pode recorrer a algum aplicativo citado anteriormente ou simplesmente ter um checklist físico onde as tarefas são escritas e assinaladas conforme são concluídas.
Se preferir algo um pouco mais elaborado, você pode criar um plano de ação, usando um método como o 5W2H, sigle em inglês que serve para realizar definições sobre o seu objetivo:
- What? — a lista de tudo o que precisa ser feito;
- Why? — os motivos pelos quais aquilo é importante;
- Where? — onde deve ser realizado;
- Who? — quem é o responsável por executar;
- When? — qual é o prazo para concluir;
- How? — como deve ser feito;
- How much? — quanto vai custar ou qual o orçamento disponível.
Utilizando todas essas dicas, métodos e ferramentas que você acabou de conferir, é praticamente impossível não encontrar o gerenciador de tarefas que se encaixe nas suas necessidades. Portanto, agora é hora de começar a experimentar e entender qual funciona melhor para o seu caso.
E, já que você está interessado em encontrar um gerenciador de tarefas e melhorar a sua produtividade, veja também como ter uma boa performance profissional!